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¿Por qué es momento de cambiar su software de oficina?

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Las plataformas de productividad y colaboración son parte integral del éxito de una empresa, por lo que deben adaptarse a sus necesidades reales y garantizar la privacidad de sus datos. Estas son cinco claves para que actualice esas herramientas que ha usado en la última década.

Los modelos de trabajo remoto e híbrido se están consolidando entre las organizaciones y sus colaboradores en América Latina, tras el impulso que diera la pandemia del Covid-19. En un estudio realizado por Zoho, a finales de 2021, el 56% de las personas en la región considera al modelo híbrido como su preferido para realizar sus actividades laborales, seguido por el trabajo remoto, con 33%. Tan solo 10% de los encuestados preferiría regresar a la oficina.

Esta nueva realidad está transformando a las aplicaciones que utilizan las empresas en sus labores. Las herramientas en la nube no solo se han convertido en el estándar para dar continuidad a los negocios y habilitar el trabajo desde cualquier lugar, sino que a su vez han evolucionado para responder a las necesidades particulares de cada organización.

“Las empresas no buscan resolver un problema de colaboración, están buscando resolver problemas de facturación personalizadas, de habilitación de ventas o de soporte. Las plataformas de colaboración deben facilitar mejores resultados comerciales, no solo mejorar la productividad”, comenta Vijay Sundaram, Director de Estrategia de Zoho.

Las nuevas plataformas de colaboración, como Zoho Workplace, ya no son simples aplicaciones de ‘ofimática’, sino que son sistemas integrados que buscan ahorrar tiempo y elevar la productividad mediante el uso de nuevas tecnologías, como Inteligencia Artificial. Justamente, estas son cinco claves para que una organización migre hacia herramientas que le ayuden a crecer.

  1. Busque plataformas unificadas y automatizadas

Si las aplicaciones que forman la suite están en capacidad de compartir sus recursos y bases de datos entre ellas, eliminará los reprocesos y contará con información depurada en todo momento. Mejor aún si ‘aprenden’ y corrigen las palabras mal escritas automáticamente o crean mensajes sugeridos para llegar a nuevos mercados. Imagine comenzar una videoconferencia con todos los remitentes de un correo electrónico con un solo clic, o usar los registros de sus hojas de cálculo en su servicio de mensajería para enviar mensajes personalizados.

  1. La privacidad es una necesidad

Busque proveedores que cumplan con normativas y estándares internacionales, como GDPR de la Unión Europea. Esto le garantizará que no utilizarán ni comercializarán sus datos o los de sus clientes para campañas publicitarias o de marketing sin su conocimiento. Recuerde que la información de sus clientes es vital para su negocio y para construir confianza con sus consumidores.

  1. Prefiera proveedores que honren sus compromisos

Nada peor para una relación de negocios que una empresa desmejore las condiciones de sus servicios, de forma unilateral y sin avisos previos. En el caso de cómputo en la nube, opte por proveedores que sostengan sus precios en el tiempo (así sean gratuitos), esto le ayudará a determinar sus costos operativos reales y podrá determinar sus estrategias comerciales sin riesgo de elevar los costos a sus clientes de forma imprevista.

  1. Plataformas que se adapten a las empresas

Al seleccionar una suite para oficina, pregunte al proveedor si brinda la flexibilidad de tener diversos planes en una misma contratación. Algunos proveedores exigen que todas las licencias tengan el mismo plan. Es decir, que si en una empresa de 100 personas, solo 10 requieren mejores características, la empresa tendrá que pagar más por todas las licencias, así los 90 restantes solo usen su correo electrónico. Un costo alto para cualquier organización.

  1. Pregunte por soporte en español

Indague por aquellos proveedores en la nube que brinden soporte para todas sus herramientas en su idioma. Esta ha sido una gran apuesta de Zoho en la última década: contar con un equipo técnico grande en América Latina, capacitado para resolver todas las dudas, por simples que parezcan. Las empresas deben exigir este tipo de compromiso en sus proveedores para asegurarse de recibir lo que están necesitando.